Häufig gestel­lte Fragen

Was genau ist bzw. macht die Ombuds­stelle?

Zentrale Aufgabe der Ombuds­stelle als interne Melde­stelle ist die ver­trauliche Ent­gegen­nahme von Hinweisen in Bezug auf Verstöße in bestimmten Bereichen. Die Ombuds­stelle ist selbst­ständig und unab­hängig tätig und unter­liegt keiner Auskunfts­pflicht gegen­über unserem Unter­nehmen oder Dritten.

Wo kann ich die Kontakt­daten der Ombuds­stelle finden?

Sie erreichen die Ombuds­stelle meinhinweis.at:

Ist die Ombuds­stelle unab­hängig?

Ja, die Ombuds­stelle ist eine unab­hängige Stelle und wird keine internen Unter­suchungen für unser Unter­nehmen leiten bzw. durch­führen und im Rahmen ihrer Tätig­keit keiner­lei Weisungen unseres Unter­nehmens erhalten oder an­nehmen.

Wer genau ist die Ombuds­stelle?

Das Team, das unter der ange­gebenen Webseite, Telefon­nummer bzw. E-Mail-Adresse erreichbar ist, besteht aus gesetzlich zur Vertraulich­keit ver­pflichteten Mitarbeitern der O.P.P-Compliance GmbH mit Sitz in Wels.

Was ist das Besondere an der Ombuds­stelle?

Die Mit­arbeiter der Ombuds­stelle unter­liegen einer gesetz­lichen Ver­schwiegen­heits­ver­pflichtung, womit die Ver­traulich­keit der Ge­sprächs­inhalte zwischen Hinweis­geber:in und der Ombuds­stelle gewähr­leistet ist. Es ist möglich, die Ombuds­stelle anonym zu kontaktieren bzw. Hinweise durch diese anonym an unser Unter­nehmen über­mitteln zu lassen.

Für welche Meldungen ist die Ombuds­stelle gedacht?

Durch das Hinweis­geberInnen­schutz­gesetz ist geregelt, für welche Themen­bereiche die Ombuds­stelle ange­rufen werden kann (verkürzte Dar­stellung):

  • Öffent­liches Auftrags­wesen,
  • Finanz­dienst­leistungen und -märkte, Ver­hinderung von Geld­wäsche und Terrorismus­finanzierung,
  • Produkt­sicherheit und -konformität,
  • Verkehrs­sicher­heit,
  • Umwelt­schutz,
  • Strahlen­schutz und kern­technische Sicher­heit,
  • Lebens­mittel- und Futter­mittel­sicher­heit, Tier­gesund­heit und Tier­schutz,
  • öffent­liche Gesund­heit,
  • Ver­braucher­schutz,
  • Schutz der Privat­sphäre und personen­bezogener Daten sowie Sicher­heit von Netz- und Informations­systemen,
  • Ver­hinderung und Ahndung von Straf­taten (Bestechung, Amts­missbrauch),
  • Rechts­verletzungen zum Nach­teil der finanziellen Interessen der Union,
  • Förderungs­miss­brauch

Was passiert, wenn ich der Ombuds­stelle eine Meldung zu einem anderen Thema über­mittle?

Die Mitarbeiter:innen der Ombuds­stelle werden mich darauf hin­weisen, dass dieses Thema nicht in den Bereich der Ombuds­stelle fällt und mich allen­falls an eine andere Stelle ver­weisen.

Muss ich mich an die Ombuds­stellen wenden?

Nein, die Kontakt­auf­nahme mit der Ombuds­stelle ist frei­willig.

Kann ich mich auch an eine externe Melde­stelle wenden?

Zuerst sollten Sie prüfen, ob sie Ihren Hinweis über die Ombuds­stelle geben können. Ein Hinweis sollte erst dann an eine externe Stelle gegeben werden, wenn die Behandlung des Hinweises im internen Hinweis­geber­system nicht möglich oder dieser nicht zumutbar ist oder sich ein der­artiger Hinweis als erfolg­los oder aus­sichts­los erwiesen hat.

Als externe Stelle steht Ihnen die Melde­stelle des Bundes­amtes zur Korruptions­prävention und Korruptions­bekämpfung (BAK) zur Verfügung https://www.bkms-system.net/BAK

Wird mich die Ombuds­stelle juristisch ver­treten?

Nein, die Ombuds­stelle agiert als neutrale Person zwischen dem Unter­nehmen und der Mitarbeiter:in.

Was kostet es mich, wenn ich die Ombuds­stelle in Anspruch nehmen möchte?

Die Ein­schaltung der Ombuds­stelle ist für alle Mitarbeiter:innen und Dritte kosten­frei.

Was mache ich, wenn die Ombuds­stelle telefonisch nicht erreich­bar ist?

Sollte die Ombuds­stelle zu den angege­benen Zeiten nicht erreichbar sein, so hat die Anrufer:in die Möglich­keit, ihren Namen bzw. ihre Telefon­nummer auf der Mobilbox zu hinter­lassen. Die Ombuds­stelle wird sich daraufhin um­gehend bei der Anrufer:in melden.

Selbst­verständlich kann das Anliegen auch jeder­zeit über die Webseite www.meinhinweis.at/hinweis-geben/ einge­bracht werden.

Wie läuft die interne Unter­suchung ab?

Der Hinweis wird im Regel­fall durch eine Mitarbeiter:in der Ombuds­stelle analysiert und in zusammen­gefasster Form anonymisiert an die Geschäfts­führung des betroffenen Unter­nehmens bzw. Unternehmens­bereichs weiter­geleitet. Zur internen Prüfung wird die Geschäfts­führung nur Personen involvieren, die zur Klärung des Sach­verhalts zwingend erforder­lich sind. Im Rahmen der Prüfung wird der einge­gangene Hinweis über­prüft, indem beispiels­weise Unter­nehmens­daten ausge­wertet oder be­schuldigte Personen befragt werden. Falls zur Klärung des Hinweises weitere Informationen benötigt werden, wird sich die Ombuds­stelle (soweit der Hinweis­geber diese Möglich­keit ein­räumt) an den Hinweis­geber wenden.

Wie verläuft die Hinweis­bearbeitung, wenn ich einen Hinweis namentlich abgebe?

Bei einem namentlichen Hinweis wird die Ombudsstelle die Identität der Hinweisgeber:in nur dann gegenüber dem Unternehmen offenlegen, wenn dies die Hinweisgeber:in ausdrücklich möchte. In allen anderen Fällen wird die Identität der Hinweisgeber:in vertraulich behandelt.

Was passiert mit meinen Daten?

Die Daten werden sowohl bei der Ombuds­stelle als auch im Unter­nehmen ge­schützt und daten­schutz­gerecht ver­arbeitet. Unbe­teiligte Dritte haben keinen Zugriff auf die über­mittelten Daten. Nach Fall­abschluss werden alle personen­bezogenen Daten ge­löscht bzw. ver­nichtet.

Kann ich mich mit meinem Hinweis zusätzlich noch gemäß der Unter­nehmens­richtlinien intern an meine Vor­gesetzte bzw. die nächst­höhere Vor­gesetzte wenden?

Ja, der allgemein­gültige und bevor­zugte Beschwerde­weg steht selbst­verständlich jeder Mitarbeiter:in weiterhin offen.

Was passiert, wenn ich einen Hinweis abgebe, der sich als falsch heraus­stellt?

Falls die Hinweis­geber:in ihren Verdacht in gutem Glauben abge­geben hat, sind keine negativen Konsequenzen zu befürchten. Bei vor­sätzlichen Falsch­meldungen, z. B.: Verleumdung, können ggf. rechtliche Schritte gegen die Hinweis­geber:in einge­leitet werden.

Kann ich mich bei neuen Details zu einem Hinweis noch einmal bei der Ombuds­stelle melden?

Ja, die Ombuds­stelle wird neue Informationen zum Hinweis hinzu­fügen und diese bei der Prüfung des Sach­verhaltes berück­sichtigen.

Wie wird sicher­gestellt, dass meine Meldung anonym erfolgt und keine Rück­schlüsse auf meine Person gemacht werden können?

Das Hinweis­geber­system schützt Sie rechtlich, technisch und organisatorisch, wenn Sie anonym bleiben möchten. Um Ihre Sicher­heit weiter zu erhöhen, berück­sichtigen Sie bitte folgende Punkte:

  • Wenn Sie anonym bleiben möchten, geben Sie keine persönlichen Daten, wie zum Beispiel Ihren Namen oder Ihr Verhältnis zu den Beteiligten an. Geben Sie auch keine Daten an, die Rück­schlüsse auf Ihre Person zulassen.
  • Achten Sie auf eine sichere Internet­verbindung, darge­stellt durch das Schloss-Symbol neben der Adress­zeile.
  • Gehen Sie nach Möglich­keit direkt auf den meinhinweis.at-Server, indem Sie von der Ein­führungs­seite aus ein Lese­zeichen setzen und dieses nutzen oder den Link https://meinhinweis.at/hinweis-geben/ auf­rufen.
  • Nutzen Sie nach Möglich­keit kein technisches Gerät wie PC, Laptop oder Smart­phone oder Telefon, das von Ihrem Unter­nehmen zur Ver­fügung ge­stellt wird. Insbe­sondere eine Intranet­ver­bindung, d. h. eine Netzwerk­verbindung aus dem Unter­nehmens­netz­werk oder WLAN kann Ihre Anonymität ge­fährden.
  • Verwenden Sie eine private E-Mail-Adresse, wenn Sie einen Hinweis per E-Mail ab­geben wollen.
  • Bei einer telefonischen Meldung von Ihrem Mobil­telefon wählen Sie #31# 07242 306677 800, dadurch wird Ihre eigene Ruf­nummer unter­drückt und nicht ange­zeigt.

Wie lange dauert es, bis ein Ergebnis vorliegt?

Dies ist von Hinweis zu Hinweis unter­schiedlich und kann nicht pauschal ange­geben werden. Bei an­dauernden Unter­suchungen erhält die Hinweis­geber:in eine Zwischen­meldung und nach Abschluss der Unter­suchungen eine Benachrichtigung, sofern der Hinweis nicht anonym erfolgte.

Die Hinweis­geber:in kann die Ombuds­stelle jederzeit, auch anonym, unter Angabe des Unter­nehmens, Datum und Inhalt der Meldung, sowie Nennung des im Online­formular selbst ver­gebenen Aus­kunfts­kenn­wortes, kontaktieren und einen Status erfragen.